境外非政府组织在中国境内设立代表机构程序及注意事项

1、现行规定背景介绍

《中华人民共和国境外非政府组织境内活动管理法》于2016年4月28日通过,自2017年1月1日起施行。该法规定境外非政府组织在中国境内设立代表机构的登记管理机关为中国公安机关。在该法实施之前的2017年1月1日之前,登记主管机关是工商行政管理机关。

因该法的实施,在2017年1月1日之前在工商行政管理机关登记的境外非政府组织境内代表机构(当时按照境外企业境内代表机构的规定进行登记)全部重新在主管公安机关的境外非政府组织境内活动关机部门进行了登记。

2、主要程序

境外非政府组织在中国境内设立代表机构主要有以下两个步骤:

  1. 省级业务主管部门或者全国、省级业务主管公益协会同意成为该境外非政府组织境内代表机构的业务主管单位;可按照《境外非政府组织在中国境内活动领域和项目目录、业务主管单位名录(2019年)》查找业务主管单位;
  2. 在公安机关境外非政府组织管理平台及机构办理设立登记。

3、具体流程及手续

  1. 设立条件
    境外非政府组织是指在境外合法成立的基金会、社会团体、智库机构等非营利、非政府的社会组织。境外非政府组织可以在经济、教育、科技、文化、卫生、体育、环保等领域和济困、救灾等方面依法开展有利于公益事业发展的活动。根据《中华人民共和国境外非政府组织境内活动管理法》第十条的规定,境外非政府组织在中国境内登记设立代表机构必须符合以下条件:
    1. 在境外合法成立;
    2. 能够独立承担民事责任;
    3. 章程规定的宗旨和业务范围有利于公益事业发展;
    4. 在境外存续二年以上并实质性开展活动;
    5. 法律、行政法规规定的其他条件。
  1. 申请程序
    1. 境外非政府组织依照公布的《境外非政府组织在中国境内活动领域和项目目录、业务主管单位名录(2019年)》,根据本组织业务范围、活动地域和开展活动的需要,向相应单位提出担任该组织设立代表机构业务主管单位的申请。
    2. 经业务主管单位同意后,向拟设立代表机构所在地的省级人民政府公安机关境外非政府组织管理办公室(登记管理机关)提交申请设立代表机构登记的文件材料。
    3. 登记管理机关审查境外非政府组织代表机构设立申请,根据需要可以组织专家进行评估。
    4. 登记管理机关审查准予登记的境外非政府组织代表机构,发给登记证书,并向社会公告。登记事项包括:名称、住所、业务范围、活动地域、首席代表、业务主管单位。
    5. 境外非政府组织代表机构凭登记证书依法办理税务登记、刻制印章,在中国境内的银行开立银行账户,并将税务登记证件复印件、印章式样以及银行账户报登记管理机关备案。
  2. 所需提交的材料
    根据《中华人民共和国境外非政府组织境内活动管理法》第十二条的规定,申请设立代表机构登记,应当向登记管理机关提交下列文件、材料:

    1. 申请书;
    2. 符合本法第十条规定的证明文件、材料;
    3. 拟设代表机构首席代表的身份证明、简历及其无犯罪记录证明材料或者声明;
    4. 拟设代表机构的住所证明材料;
    5. 资金来源证明材料;
    6. 业务主管单位的同意文件;
    7. 法律、行政法规规定的其他文件、材料。
  3. 境外非政府组织设立代表机构需要公证、认证的文件及办理程序
    境外非政府组织提交的证明材料及章程等,以及拟担任境外非政府组织代表机构首席代表的外国人以及香港、澳门、台湾居民的身份证明等,按照下列程序确认:

    1. 外国人身份证明、在外国合法成立的非政府组织证明文件、材料及其章程、在外国存续二年以上并实质性开展活动的证明材料等,应当经其本国公证机构或者公证人公证(但外国本国法律有特殊规定的除外)和有关机构认证,并经中国驻该国使(领)馆认证;
    2. 香港居民的身份证明、在香港合法成立的非政府组织的证明材料及其章程、在香港存续二年以上并实质性开展活动的证明材料等,应当经内地认可的公证人公证;
    3. 澳门居民的身份证明、在澳门合法成立的非政府组织的证明材料及其章程、在澳门存续二年以上并实质性开展活动的证明材料等,应当经澳门特别行政区政府公证部门或者内地认可的公证人公证;
    4. 台湾居民应当提交《台湾居民来往大陆通行证》证明其身份,在台湾地区合法成立的非政府组织的证明材料及其章程、在台湾存续二年以上并实质性开展活动的证明材料等,应当经当地公证人公证。
  4. 境外非政府组织代表机构名称的确定
    境外非政府组织代表机构的名称应当依次由“境外非政府组织名称”、“驻在地名称”、“代表处(或办事处、联络处等)”组成。

    “驻在地名称”是指境外非政府组织代表机构驻在地的县级以上行政区划名称。

    境外非政府组织名称中未表明其原始登记地(国家或地区)的,应注明原始登记地(国家或地区)的名称。具体为:“境外非政府组织名称”、“加括号的形式表明其原始登记地”、“驻在地名称”、“代表处(或办事处、联络处等)”。

  5. 境外非政府组织代表机构活动地域的确定
    境外非政府组织代表机构设立登记应当确定在中国境内的活动地域,活动地域可以选择在本省级行政区划以内,也可以选择在一个省级行政区划以上,但选择活动地域要与代表机构业务范围和开展活动的实际情况相符。对一个境外非政府组织设立两个以上代表机构的,每个代表机构确定的活动地域之间不得相互重叠交叉。

    上述内容仅为境外非政府组织在境内设立代表机构的程序及材料概要,供参考。在设立代表机构的过程中涉及到诸多外文文件的确认及翻译文件的确认、公正认证;业务主管单位的确定及申请成为业务主管机关的沟通;设立申请材料的制作等。这些业务涉及到大量的外文文件及中文翻译的确认,资料的制作及与中国业务主管部门、公安登记机关的沟通,仅凭境外非政府组织单方的能力很难及时准确地完成。我所有数家境外非政府组织境内代表机构的设立法律服务成功案例,可以帮助境外非政府组织准确理解中国的法律规定及所需文件资料,及与业务主管单位及公安登记机关高效准确地沟通。


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