境外非政府组织代表机构注销手续及注意事项

因境外非政府组织资金、在华工作方针、境外银行低利率政策等各种原因,境外非政府组织决定撤销境内代表机构(以下简称“代表机构”)的情况也比较普遍。代表机构的注销手续与外资企业或外国企业驻华代表机构的注销手续不同,本文就相关手续及注意事项进行简要介绍。

1、注销手续

代表机构的撤销应当按照下列步骤进行。首先由境外非政府组织对撤销其境内代表机构做出书面决定。然后依序进行1)工作人员遣散安置2)税务注销3)外汇管理局外汇事务办结或未涉及外汇事务证明4)银行账户注销5)取得业务主管机关的同意6)公安登记注销等程序。

  1. 工作人员遣散安置
    代表机构不具备法人人格,不能独立雇佣员工。因此,其在境内用工均采取劳务派遣的方式,具体为与劳务派遣公司签订劳务派遣协议,由劳务派遣公司将与其签有劳动合同的人员派遣到代表机构工作。
    撤销代表机构首先应当与代表机构工作人员及劳务派遣公司就派遣工作人员的退回及解除派遣协议等事宜进行妥善处理。应当按照中国劳动合同法、劳务派遣暂行条例的相关规定及劳务派遣协议中的约定支付经济补偿等。
  2. 税务注销
    注销代表机构之前应当在中国的税务机关进行清税注销手续。现在与之前不同,国税地税注销手续已经统一,可以在税务机关指定的窗口统一办理。一般情况下是在国家电子税务局网站上由实名办税人按照税务要求程序办理税务注销手续。具体程序为:

    第一步 在电子税务进行清算报备并申报当期应申报税种。

    例如于当年7月进行税务注销,正常情况下需申报7月份个人所得税、增值税及附加税、第三季度企业所得税、当年企业所得税年报、第三季度财务报表、清算申报表等。

    第二步 在指定税务局窗口办理注销手续。
    在税务局前台提交纸质版《企业清算所得税申报表》、《非居民企业所得税预缴申报表》、《非居民个人所得税代扣代缴申报表》。之后在电子税务局提交注销申请。经管理所现场审核,可当场领取注销结果。

  3. 外汇管理局证明
    在外汇管理局开具外汇事务办结或或未涉及外汇业务的证明
  4. 银行账户注销
    按照银行的要求提交材料办理基本账户外汇账户的注销手续
  5. 业务主管机关同意
    取得业务主管机关的同意,在公安局的登记注销表格上加盖业务主管机关的公章。一般情况下业务主管机关会要求提交境外非政府组织总部决定注销代表处的决定,及代表机构的情况说明及申请书。
  6. 在公安机关办理登记注销手续
    一般情况下需提交下列材料:

      1. 注销登记申请表;
      2. 清算报告(含社会保险费清算情况);
      3. 税务机关出具的税务登记注销证明或者未曾办理税务登记的证明;
      4. 外汇部门出具的相关事宜已清理完结或未曾办理相关登记手续的证明;
      5. 银行账户注销证明;
      6. 印章收缴相关材料;
      7. 登记证书正、副本;
      8. 登记管理机关要求提交的其他文件。

2、注意事项

代表机构的注销手续中,工作人员的劳务派遣关系的解除非常关键。据我们了解有的代表机构因未能妥善处理工作人员的劳务派遣关系解除问题,自决定撤销代表机构之后历时一年多仍未能办理注销手续。解除劳务派遣关系,前期不但涉及对劳务派遣协议内容的审查,还需对代表机构在派遣期间是否完全合法用工进行确认(以防员工索赔),后期需要与劳动派遣机构就解除派遣依法依约进行交涉、起草解除协议,并且还需对工作人员进行经济补偿的计算及交涉,这些步骤都需要专业的法律知识和经验,建议就处理派遣关系及经济补偿金的计算等聘请专业的律师处理。

税务注销需要办结所有的税务事项、申报当期税种,虽然现在的税务注销手续与之前相比简便很多,但为能够顺利的进行税务注销手续,建议至少提前准备三年的账簿及税务报表,以便遇到税务机关核实时,能够迅速及时对应。

在决定及启动注销程序之前,最好与业务主管机关及登记主管公安机关联系说明情况与对方建立专线联系,这样有助于获得业务主管机关及主管公安机关的理解与帮助,以便后期顺利推进注销手续。

本律师事务所有日系境外非政府组织代表机构的注销经验,对注销所涉及的税务财务问题有专业的会计师合作团队,可以从法律、人事劳务、税务、手续等全方位提供注销服务。同时,在注销程序中,我所有多年留学日本及多年律师执业经验、对境外非政府组织代表机构设立、活动报备、撤销等事务拥有丰富处理经验的律师作为项目负责人,对整体注销手续提供一站式服务。负责人也可以应客户要求直接与在日本的境外非政府组织联系,作为与中国各个主管部门之间的窗口,以保证与各个部门之间的顺畅沟通。


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